Factuurvereisten in de btw

De factuur is in de omzetbelasting niet zomaar een administratief stuk, maar het document waarmee de wet de belaste transactie, de verschuldigde belasting en het recht op aftrek bij de afnemer vastlegt. De Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB 1968) regelt drie dingen die met elkaar samenhangen: wie in welk geval verplicht is een factuur uit te reiken (art. 34c), wanneer dat moet gebeuren (art. 34g), en welke gegevens die factuur minimaal moet bevatten (art. 35a). Die drie lagen bepalen samen of een factuur "goed" is: een op tijd uitgereikte factuur met een ontbrekende vermelding is net zo goed gebrekkig als een volledig ingevulde factuur die te laat is.

Het leerstuk raakt daarmee twee kanten van dezelfde transactie. De ondernemer die presteert, moet de factuur (laten) uitreiken en de juiste gegevens erop zetten. De afnemer gebruikt diezelfde factuur om de daarop vermelde btw in aftrek te brengen bij de aftrek van voorbelasting. Ontbreken verplichte vermeldingen, of wordt in het geheel geen factuur uitgereikt terwijl dat wel moest, dan raakt dat beide partijen: bij de uitreiker ontstaat een schending van de administratieve verplichtingen, bij de ontvanger komt de aftrek ter discussie te staan. Is op een factuur ten onrechte btw vermeld, dan is die btw op grond van art. 37 Wet OB 1968 al door het enkele uitreiken van de factuur verschuldigd, ongeacht of de onderliggende prestatie die belasting rechtvaardigt.

Bij grensoverschrijdende prestaties, verlegde btw en vrijstellingen gelden bovendien afwijkende of aanvullende vermeldingsplichten, wat de factuur tot een technisch instrument maakt dat per prestatie opnieuw beoordeeld moet worden.

Wanneer speelt dit

De factuurvereisten komen in de praktijk onder meer aan de orde bij:

• de doorlopende B2B-facturering tussen ondernemers, waarbij steeds moet worden beoordeeld of alle verplichte vermeldingen aanwezig zijn en of de uitreiktermijn is gehaald;
• leveringen en diensten aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, waarvoor eveneens een factureringsplicht kan gelden;
• vooruitbetalingen, waarbij de vraag speelt of en wanneer al gefactureerd moet worden;
• grensoverschrijdende situaties waarin de verleggingsregeling ("btw verlegd") van toepassing is en de factuur daarop moet worden aangepast;
• toepassing van bijzondere regelingen (zoals de regeling voor reisbureaus of de margeregeling voor gebruikte goederen), die elk een eigen verplichte vermelding op de factuur meebrengen;
• toepassing van de kleineondernemersregeling, waarbij een vereenvoudigde factuur mag volstaan;
• discussies over aftrek van voorbelasting bij de afnemer, waarbij de kwaliteit van de ontvangen factuur ter discussie staat;
• het gebruik van vereenvoudigde facturen bij kleine bedragen of creditnota's, waarvoor een lichter regime aan vermeldingen geldt;
• facturen van niet in Nederland gevestigde ondernemers, waarbij de vraag speelt welke vermeldingen mogen worden weggelaten;
• de keuze voor elektronische facturering en de bewaring van facturen in de administratie.

Hoe werkt de factureringsplicht

Wie moet factureren, en voor welke prestaties. Art. 34c lid 1 Wet OB 1968 koppelt de uitreikingsplicht niet aan iedere prestatie, maar aan specifieke combinaties van afnemer en prestatie:

1. leveringen en diensten aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is (onderdeel a) — de kern van de B2B-facturering;
2. bepaalde intracommunautaire goederenleveringen als bedoeld in art. 5a lid 1 onderdeel a, behalve wanneer de Unieregeling wordt toegepast (onderdeel b);
3. bepaalde leveringen genoemd in tabel II, onderdeel a, post 6 bij de wet (onderdeel c);
4. vooruitbetalingen die vóór de onder 2 en 3 bedoelde leveringen worden gedaan (onderdeel d);
5. vooruitbetalingen die een andere ondernemer of rechtspersoon-niet-ondernemer aan hem doet vóórdat de dienst is verricht (onderdeel e).

De factuur mag door de presterende ondernemer zelf worden uitgereikt, of in zijn naam en voor zijn rekening door de afnemer of een derde (art. 34c lid 1, aanhef). Zelffacturering door de afnemer is toegestaan wanneer beide partijen dat vooraf zijn overeengekomen en elke factuur een acceptatieprocedure door de presterende ondernemer doorloopt (art. 35 lid 2). Voor verscheidene afzonderlijke leveringen of diensten aan dezelfde afnemer mag één periodieke factuur worden opgemaakt, mits de periode waarop die factuur ziet niet langer is dan een kalendermaand (art. 35 lid 1).

Ontheffing en de uitzondering daarop. Ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten, zijn onder bij ministeriële regeling te stellen voorwaarden en beperkingen ontheven van de factureringsplicht; dezelfde ontheffing geldt voor het vrijgestelde deel van ondernemers die zowel vrijgestelde als belaste prestaties verrichten (art. 34c lid 2). Die ontheffing werkt echter niet in de sectoren die bij ministeriële regeling zijn aangewezen: voor ondernemers die doorgaans aan andere ondernemers leveren en tot een aangewezen groep behoren, geldt in afwijking van art. 34c lid 1 alsnog een facturingsplicht voor al hun leveringen (art. 34e). De ontheffing is dus geen automatisme, maar een generieke regel met een specifiek uitgezonderde categorie.

Wanneer moet de factuur er zijn. De uitreiktermijn ligt vast in art. 34g Wet OB 1968: uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin de levering of de dienst is verricht. Bij vooruitbetalingen (art. 34c lid 1 onderdelen d en e) moet de factuur telkens vóór het tijdstip van opeisbaarheid van die vooruitbetaling worden uitgereikt, dus vóórdat de prestatie zelf is afgerond.

Bedragen, drempels en termijnen (2026).

De vereenvoudigde factuur: wanneer volstaat minder. Een vereenvoudigde factuur (met alleen uitreikingsdatum, identiteit van de presterende ondernemer, aard van de prestatie, en het te betalen belastingbedrag of de gegevens om dat te berekenen — art. 35a lid 2) mag worden gebruikt in drie situaties: het factuurbedrag is niet hoger dan € 100, de uitgereikte factuur is een wijzigingsdocument dat als factuur geldt (zoals een creditnota, art. 34f), of de ondernemer maakt gebruik van de vrijstelling voor kleine ondernemers van art. 25a lid 1 (art. 34d lid 1). Die verlichting geldt echter niet onbeperkt: een vereenvoudigde factuur is uitgesloten wanneer de factuur moet worden uitgereikt op grond van art. 34c lid 1 onderdelen b of c (bepaalde intracommunautaire leveringen), en evenmin wanneer een niet in de lidstaat van heffing gevestigde ondernemer levert aan een afnemer die zelf de belasting verschuldigd is (art. 34d lid 2).

Het gevolg van een goede en van een gebrekkige factuur. Een factuur die aan alle vereisten voldoet, geeft de afnemer het document waarmee het recht op aftrek van voorbelasting kan worden onderbouwd. Ontbreekt een verplichte vermelding, dan hoeft dat niet automatisch tot weigering van de aftrek te leiden, maar de bewijslast om de aftrek op andere wijze aannemelijk te maken komt dan bij de afnemer te liggen. Wordt op een factuur ten onrechte melding gemaakt van omzetbelasting die de uitreiker anders niet verschuldigd zou zijn, dan wordt die belasting al verschuldigd op het moment van uitreiking van de factuur, en moet zij op de voet van art. 14 Wet OB 1968 worden voldaan (art. 37 Wet OB 1968) — los van de vraag of de onderliggende prestatie die heffing rechtvaardigt.

Elektronische facturering en bewaring. Een elektronische factuur mag alleen worden toegepast als de afnemer die aanvaardt (art. 35b lid 1). Vanaf het uitreiken tot het einde van de bewaartermijn moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur gewaarborgd zijn; de ondernemer bepaalt zelf hoe, bijvoorbeeld via een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en prestatie oplevert (art. 35b lid 2). Uitgereikte en ontvangen facturen moeten in de administratie worden bewaard; bij elektronische opslag met online toegang heeft de inspecteur het recht de facturen ter controle in te zien, te downloaden en te gebruiken (art. 35c lid 1 en 2). De algemene bewaartermijn voor administratieplichtigen is zeven jaar, tenzij de belastingwet iets anders bepaalt (art. 52 lid 4 AWR).

Reikwijdte: wat wel en wat niet onder de factureringsplicht valt. Onder de plicht vallen B2B-leveringen en -diensten, leveringen aan rechtspersonen-niet-ondernemer, de genoemde intracommunautaire leveringen en de vooruitbetalingen daarop. Niet verplicht is facturering aan particulieren buiten de aangewezen gevallen, en niet verplicht — behoudens de sectorale uitzondering van art. 34e — is facturering door ondernemers die uitsluitend vrijgesteld presteren. Bij verlegging, vrijstellingen en de bijzondere regelingen voor reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en verzamelvoorwerpen verandert niet óf gefactureerd moet worden, maar wélke aanvullende vermelding op die factuur moet staan.

Wettelijk kader

Art. 34c Wet OB 1968 is de kernbepaling voor de factureringsplicht en is hierboven uitgewerkt. Belangrijk is dat de uitreikingsplicht is gekoppeld aan de hoedanigheid van de afnemer en aan specifieke categorieën leveringen en vooruitbetalingen, niet aan iedere prestatie in het algemeen, en dat de ontheffing van lid 2 alleen geldt binnen het kader van een nadere ministeriële regeling.

Art. 34d, 34e, 34f en 34g Wet OB 1968 werken de hoofdregel van art. 34c verder uit: wanneer met een vereenvoudigde factuur kan worden volstaan (34d), wanneer de ontheffing van art. 34c lid 1 juist níet geldt voor bij ministeriële regeling aangewezen sectoren die doorgaans aan ondernemers leveren (34e), wanneer een wijzigingsdocument als factuur geldt (34f), en binnen welke termijn moet worden uitgereikt (34g).

Art. 35 Wet OB 1968 regelt twee praktische varianten op de gewone factuur: de periodieke factuur voor een reeks leveringen binnen één kalendermaand (lid 1), en zelffacturering door de afnemer mits vooraf overeengekomen en onderworpen aan acceptatie door de presterende ondernemer (lid 2).

Art. 35a Wet OB 1968 somt de verplichte vermeldingen op de factuur op. Lid 1 eist onder meer: de datum van uitreiking (onderdeel a), een opeenvolgend nummer waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd (onderdeel b), het btw-identificatienummer van de presterende ondernemer (onderdeel c) en, waar van toepassing, dat van de afnemer (onderdeel d), de volledige naam en het volledige adres van beide partijen (onderdeel e), de hoeveelheid en aard of de omvang en aard van de prestatie (onderdeel f), de datum van levering of dienst voor zover die afwijkt van de uitreikingsdatum (onderdeel g), de vergoeding per tarief of vrijstelling (onderdeel h), het toegepaste tarief (onderdeel i) en het te betalen bedrag van de belasting (onderdeel j), tenzij een bijzondere regeling die vermelding uitsluit. Onderdeel k eist de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" bij zelffacturering. Bij verlegging schrijft onderdeel m voor: de vermelding "btw verlegd". Voor vrijstellingen of bepaalde leveringen onder tabel II moet dat eveneens worden aangeduid (onderdeel l), bij levering van een nieuw vervoermiddel gelden aanvullende gegevens (onderdeel n), en voor de bijzondere regelingen voor reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en verzamelvoorwerpen gelden eigen, specifiek voorgeschreven vermeldingen (onderdelen o en p). Onderdeel q eist bij een fiscaal vertegenwoordiger diens btw-identificatienummer, naam en adres.

Lid 2 bevat het lichtere regime voor de vereenvoudigde factuur: verplicht zijn dan de uitreikingsdatum, de identiteit van de presterende ondernemer, de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten, het te betalen bedrag van de belasting of de gegevens om dat te berekenen, en bij een wijzigingsdocument een specifieke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.

Lid 3 bevat een uitzondering voor ondernemers die niet gevestigd zijn in de lidstaat waar de belasting verschuldigd is (zonder betrokken inrichting aldaar) en die factureren aan een afnemer die tot voldoening van de belasting is gehouden: zij mogen de vermeldingen onder h, i en j (vergoeding per tarief, toegepast tarief, verschuldigd belastingbedrag) weglaten, mits de hoeveelheid of omvang en de aard van de prestatie worden gespecificeerd en de vergoeding wordt vermeld. Lid 4 staat facturering in vreemde valuta toe, mits het te betalen of te herziene belastingbedrag in euro's is uitgedrukt. Lid 5 geeft de inspecteur de bevoegdheid om, wanneer dat voor controle nodig is, een Nederlandse vertaling van facturen te eisen. Lid 6 opent de mogelijkheid tot sectorale ontheffingen bij ministeriële regeling wanneer de handels- of administratieve praktijk van een bedrijfssector, of de technische voorwaarden van uitreiking, naleving van de verplichtingen sterk bemoeilijken.

Art. 35b, 35c en 35d Wet OB 1968 vormen samen het kader voor elektronische facturering en bewaring: acceptatie door de afnemer als voorwaarde voor elektronische facturering, de eisen aan authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn (35b), de bewaarplicht van facturen in de administratie en het inzage-, download- en gebruiksrecht van de inspecteur bij elektronische opslag met online toegang (35c), en de wettelijke definitie van "elektronische factuur" (35d).

Art. 37 Wet OB 1968 bepaalt dat wie op een factuur ten onrechte melding maakt van omzetbelasting die hij anders niet verschuldigd zou zijn, die belasting verschuldigd wordt op het tijdstip van uitreiking van de factuur en deze op de voet van art. 14 moet voldoen. Dit artikel is de wettelijke grondslag voor de regel dat ten onrechte gefactureerde btw al door de factuur zelf verschuldigd is.

De verplichte vermeldingen van art. 35a Wet OB 1968 verschillen per type factuur:

Belangrijkste rechtspraak

In de beschikbare rechtspraak over dit thema staat de bewijsfunctie van de factuur bij ontbrekende stukken centraal. Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden bevestigde de uitspraak van de rechtbank en wees een verzoek om teruggaaf van omzetbelasting van € 10.215 over het vierde kwartaal van 2011 af (ECLI:NL:GHARL:2025:3551). Het Hof overwoog dat de factuur een belangrijk document vormt in de heffing van omzetbelasting en de controle op de naleving van een juiste heffing, en dat belanghebbende voor dat tijdvak geen facturen had overgelegd ter onderbouwing van het verzoek om teruggaaf. Het Hof erkende dat op grond van rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU in uitzonderingsgevallen het recht op aftrek van voorbelasting ook op andere wijze en met andere documenten aannemelijk kan worden gemaakt wanneer een factuur ontbreekt en niet kan worden gereproduceerd, maar oordeelde dat belanghebbende daar met de overgelegde stukken niet in was geslaagd. De lijn die uit deze uitspraak volgt: het ontbreken van facturen verschuift de bewijslast voor aftrek volledig naar de afnemer, en die bewijslast is weliswaar niet absoluut — vervangend bewijs is denkbaar — maar in de praktijk zwaar te dragen zonder de factuur zelf of een gelijkwaardig document.

Aandachtspunten voor de praktijk

• Bij iedere factuur is van belang of er op grond van art. 34c lid 1 Wet OB 1968 een factureringsplicht bestaat, en of een eventuele ontheffing wegens uitsluitend vrijgestelde prestaties (lid 2) van toepassing is; die ontheffing is aan ministeriële voorwaarden gebonden, geldt niet voor de bij ministeriële regeling aangewezen sectoren van art. 34e, en is dus geen automatisme.
• Bij vooruitbetalingen ligt de factuurdatum vóór de daadwerkelijke levering of dienst (art. 34c lid 1 onderdelen d en e), en moet de factuur uiterlijk vóór het tijdstip van opeisbaarheid van die vooruitbetaling zijn uitgereikt (art. 34g).
• Bij de vereenvoudigde factuur is de grens van € 100 een harde drempel (art. 34d lid 1 onderdeel a); bij intracommunautaire leveringen als bedoeld in art. 34c lid 1 onderdelen b en c en bij bepaalde niet-gevestigde ondernemers is de vereenvoudigde factuur uitgesloten, ook al blijft het bedrag onder die drempel (art. 34d lid 2).
• Bij grensoverschrijdende prestaties met verlegging is de vermelding "btw verlegd" (art. 35a lid 1 onderdeel m) leidend; ontbreekt deze, dan wijkt de factuur af van het wettelijk vereiste beeld voor die situatie. Bij niet-gevestigde ondernemers die onder verlegging leveren, kunnen de vermeldingen over vergoeding, tarief en belastingbedrag bovendien worden vervangen door een specificatie van hoeveelheid, omvang en aard van de prestatie (lid 3), mits aan die alternatieve voorwaarde is voldaan.
• Van belang is of een bijzondere regeling van toepassing is (reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, verzamelvoorwerpen); elke regeling brengt een eigen, specifiek voorgeschreven vermelding mee die niet uitwisselbaar is met een andere regeling.
• Bij elektronische facturering ontbreekt de aanvaarding door de afnemer soms in de praktijk als expliciete stap; art. 35b lid 1 stelt die aanvaarding als voorwaarde, los van de vraag hoe authenticiteit en integriteit vervolgens worden gewaarborgd.
• De bewaarplicht van facturen loopt via de algemene administratieve bewaartermijn van zeven jaar (art. 52 lid 4 AWR); bij online-toegankelijke elektronische opslag heeft de inspecteur eigen inzage-, download- en gebruiksrechten (art. 35c lid 2), onafhankelijk van eventuele contractuele afspraken met een externe boekhoudpartij.
• Correctie van ten onrechte gefactureerde btw (art. 37) ontstaat door het enkele uitreiken van de factuur; de onderliggende vraag of de prestatie zelf al dan niet belast is, verandert daar niets aan zolang de factuur niet is gecorrigeerd.

Recente ontwikkelingen

De uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden van 10 juni 2025 (ECLI:NL:GHARL:2025:3551) is de meest recente gepubliceerde rechtspraak binnen dit thema en bevestigt de bestaande lijn dat het ontbreken van facturen de bewijslast voor aftrek van voorbelasting bij de afnemer zwaar maakt, met erkenning van de door het Hof van Justitie van de EU aanvaarde mogelijkheid van vervangend bewijs in uitzonderingsgevallen.